• Biuro rachunkowe - jak wybrać najlepsze

    Biuro rachunkowe - jak wybrać najlepsze?

    Jedną z pierwszych rzeczy, którymi należy się zająć po założeniu firmy, jest księgowość. Wybór dobrego biura rachunkowego czy też niezależnej księgowej nie jest łatwą, za to dosyć poważną sprawą. Prowadzenie księgowości jest dosyć skomplikowane, a na osobie, która to wykonuje ciąży spora odpowiedzialność — błędy skarbowe potrafią bardzo dużo kosztować, a bywa, że są powodem zamknięcia firmy.

    Czy warto powierzać księgowość zewnętrznej firmie?

    Niektóre osoby prowadzące małe firmy bądź też jednoosobową działalność gospodarczą szukają wszędzie oszczędności i zastanawiają się, czy samemu nie zająć się swoją księgowością, zamiast zatrudniać biuro rachunkowe. Kusi to szczególnie w przypadku firm o uproszczonej księgowości (np. rozliczających się ryczałtem) i tych, które wystawiają niewiele faktur w ciągu roku bądź też faktury są bardzo powtarzalne.

    Problem w tym, że przepisy skarbowe ciągle się zmieniają, a brak wiedzy nie jest żadnym usprawiedliwieniem dla urzędu skarbowego. Prowadząc samodzielnie księgowości, bierzemy na siebie ciężar ciągłego dokształcania się w dziedzinie przepisów. Zdecydowanie nie jest to przyjemna wizja.

    Inna sprawa, że co prawda odpadają koszty zatrudnienia biura rachunkowego, za to potencjalne traci się znacznie większe kwoty związane z optymalizacją podatkową — dobre biuro rachunkowe, które jest na bieżąco z przepisami, na pewno będzie w stanie doradzić jak najlepiej rozliczać się z fiskusem i co zrobić, by płacić tylko tyle podatków, ile to konieczne.

    Czym kierować się wybierając biuro rachunkowe?

    Podstawowe parametry własnej firmy, które należy wziąć pod uwagę to jej wielkość, poziom skomplikowania księgowości (w tym liczba faktur), zasięg (czy firma działa tylko na terenie Polski, czy prowadzi transakcje z zagranicznymi podmiotami), czy świadczy głównie usługi osobom fizycznym, czy też podmiotom gospodarczym. Warto także myśleć przyszłościowo — czy firma prawdopodobnie będzie się dynamicznie rozwijać? Jeśli tak, to nawet startując z mniejszego poziomu, biuro rachunkowe warto wybierać, mając na myśli docelową wielkość firmy.

    Jeśli prowadzimy niedużą firmę, w tym jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiednim wyborem może być niezależna księgowa. Większa firma to bardziej skomplikowana księgowość — w takiej sytuacji lepiej powierzyć ją większemu biuru rachunkowemu.

    Na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe lub księgową?

    Działalność biur rachunkowych nie jest obecnie licencjonowana. Oznacza to, że obecnie każdy może otworzyć biuro rachunkowe lub oferować usługi księgowe.

    Firmy takie nie mają obowiązku posiadać żadnego certyfikatu. Równocześnie mogą się o niego ubiegać. Warto wiec sprawdzić, czy biuro ma certyfikat księgowy Ministra Finansów — poważna firma powinna go wyrobić. Mamy wtedy gwarancję, że mamy do czynienia z profesjonalistami, a nie przypadkowymi ludźmi. Ubezpieczenie OC dla firm prowadzących księgowość jest obowiązkowe, ale warto upewnić się, że zostało ono wykupione.

    Warto tu zaznaczyć, że za ewentualne błędy w rozliczeniach podatkowych i tak odpowiada firma, której one dotyczą. Jeśli wina jest po stronie biura rachunkowego; można się po prostu domagać odszkodowania, które powinno być pokryte właśnie z OC biura.

    Istotną sprawą jest sprawdzenie wykształcenia pracowników biura — powinni mieć oni tytuł magistra. Warto także zapytać o szkolenia pracowników. Wybierajmy te biura, które fundują swoim księgowym regularne kursy doszkalające. Jeśli dokształcanie się jest pozostawione pracownikom, nie można liczyć na to, że są oni w 100% na bieżąco z wszystkimi przepisami.

    Podczas pierwszej rozmowy z przedstawicielem biura rachunkowego warto się zapytać, czy dostaniemy dedykowaną osobę, która będzie zajmowała się sprawami naszej firmy. Dedykowana osoba oznacza, że w biurze będzie ktoś na bieżąco ze sprawami firmy. W niektórych dużych biurach rachunkowych zdarza się, że każde rozliczenie robi inna osoba. O ile dopuszczalne jest, by wstępne przeprocesowanie danych zostało powierzone stażystom, warto upewnić się, że jest jedna osoba, która ponosi odpowiedzialność za poprawne rozliczenie naszej firmy.

    Kolejna ważna sprawa to znajomość specyfiki branży. Księgowość wielu różnych firm potrafi wyglądać bardzo podobnie, ale jeśli nasza branża należy do jakichś wyjątków, osoba, która prowadzi księgowość musi te niuanse znać.

    Na co jeszcze warto zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe?

    Przedstawione powyżej sugestie to niejako "must-have" biura rachunkowego. Pozostałe sprawy mają ciut mniejszą wagę i w dużej mierze zależą od preferencji przedsiębiorcy. Jedną z takich rzeczy jest sposób dostarczania faktur i kontaktowania się z biurem rachunkowym.

    Czy faktury mogą myć dostarczone w wersji elektronicznej?

    Czy chcemy je wysyłać kurierem, a może pracownik biura rachunkowego może je odbierać bezpośrednio od nas?

    Podobnie wygląda kwestia kontaktów z pracownikami — czy preferujemy bezpośredni kontakt, na żywo, czy wystarcza nam wymiana maili i telefony?

    Czy biuro pracuje tylko w określonych godzinach, czy możliwe jest wsparcie 24h?

    Tutaj liczą się przede wszystkim preferencje właściciela firmy oraz specyfika branży. Warto także porozmawiać z przedstawicielami innych firm i powierzyć księgowość takiej firmie, która jest rekomendowana przez innych.

Potrzebujesz porady? Skontaktuj się z nami

Wyślij zapytanie